DE 5 GROOTSTE WINSTKANSEN VOLGENS

PERSONEELS- & SALARISADMINISTRATIESPECIALIST NIELS TERPSTRA

‘Zo win je het goud uit je

personeelsadministratie’

De personeelsadministratie is bij veel bedrijven een goudmijn aan informatie. Met digitale technieken kun je die schat aan kennis efficiënt beheren én analyseren. Dat brengt flinke besparingen en waardevolle inzichten. Niels Terpstra, P&O-administratiespecialist, schetst 5 gebieden waar ‘digitaal’ meer winst brengt.

#1 Verdiep je kennis – win meer informatie uit bestaande data!

‘Elke ondernemer heeft een personeelsadministratie,’ stelt Terpstra, ‘of die nu in een ERP-systeem zit, of in een spreadsheet. Vanouds is de personeelsadministratie bedoeld als een basisbestand waar alle informatie tijdig wordt bijgehouden. Digitale transformatie kan die administratie omtoveren in een bron van analyses en voorspellingen.’

Om die toekomst te realiseren, beginnen veel ondernemers met analyses, benchmarks, uitbreiding van de geregistreerde datapunten en met koppelingen van hun systeem aan andere systemen. Zo ontstaat volgens Terpstra gaandeweg een personeelsinformatiesysteem. ‘Ziekteverzuimregistraties, de verslagen van beoordelingsgeprekken, complete werknemersdossiers, arbeidscontracten – alles wordt in dat personeelsinformatiesysteem opgeslagen.’ De medewerker kan die informatie zelf inzien, wat de betrouwbaarheid ten goede komt. ‘Medewerkers doen zo een extra controle en vragen wijzigingen aan als dat nodig is.’ Volgens Terpstra ligt er een kans om de personeelsadministratie stapje voor stapje naar een volgend niveau te brengen.


#2 Bespaar tijd – laat medewerkers zelf hun data bijwerken!

De moderne software daarvoor is vaak gekoppeld aan een online-portal waar medewerkers zelf hun persoonlijke gegevens kunnen bijwerken. Dat maakt het werk van de personeelsadministrateur aanzienlijk eenvoudiger, merkt Terpstra. ‘Medewerkers kunnen steeds meer doen. Als medewerkers zelf kunnen inloggen voor wijzigingen van bankrekeningnummer, adres en contactgegevens, krijgen de personeelsadministrateur en de salarisadministrateur meer tijd voor andere, meer zinvolle taken.’

Als de medewerker zijn adres bijvoorbeeld wijzigt, berekent de software doorgaans de reiskostenvergoeding door. Doordat deze software het verwerkingsproces versnelt, zal de informatie meer up-to-date zijn. Belangrijk is ook dat het basisbestand betrouwbaar is. Mutaties moeten dan ook in het bronbestand worden doorgevoerd, onderstreept Terpstra. ‘Laat iemand die de systemen en wetgeving kent de doorgevoerde mutaties elke maand controleren, om te kijken of de verwerking binnen de regels is uitgevoerd.’ Dankzij de toegenomen zorgvuldigheid vergroten ondernemingen de betrouwbaarheid van hun premie- en belastingafdrachten.

‘Als medewerkers zelf hun wijzigingen kunnen doorvoeren, scheelt dat de onderneming veel tijd’

Niels Terpstra (1977) is partner bij BDO. Als specialist in personeels- en salarisadministratie helpt hij organisaties slimmer en efficiënter administreren. Terpstra is lid van het landelijke BDO managementteam en leidt een team van 100 salarisadministrateurs.

#3 Maak koppelingen – voor meer snelheid en efficiency!

Maar er zijn meer kansen, stelt Terpstra. ‘Het koppelen van je personeels- en salarisadministratiesysteem aan andere systemen levert aanzienlijke tijds- en kostenbesparingen op. Neem de pensioenverzekeraar: veel ondernemers geven late mutaties in salaris door aan de pensioenverzekeraar. Dan moest je achteraf, als je een pensioenoverzicht kreeg, eventuele fouten corrigeren. Tegenwoordig is het een koud kunstje om de administratie te koppelen aan die van de pensioenverzekeraar. Dat voorkomt fouten, correcties en verkeerde afdrachten.’ De pensioenverzekeraar baseert zijn berekeningen op de juiste gegevens, wat verkeerde afrekeningen voorkomt. Dat koppelen maakt de gedeelde informatie actueel, foutloos en voorkomt dat medewerkers onverzekerd rondlopen. Het proces is efficiënter en dat scheelt tijd.

‘Als het personeelsinformatiesysteem actueel is, is ook de pensioenadministratie altijd up-to-date, dankzij de rechtstreekse koppeling.’ Daarmee valt een aanzienlijke tijdsbesparing op personeelszaken te realiseren, merkt Terpstra op. Ook nuttig is de koppeling aan de financiële administratie. ‘Zo worden personeelszaken onderdeel van de strategie en de operatie van de onderneming.’

Koppelingen zijn ook te maken met andere stakeholders. Neem ziekteverzuimverzekeraars. ‘Als een werknemer ziek is, gaat de ziekmelding rechtstreeks naar de verzekeraar, die daardoor altijd een juist beeld heeft van het daadwerkelijke verzuim. Ook kan de verzekeraar accuraat optreden, door tijdig een arboarts in te schakelen. Die snelheid van handelen kan ertoe leiden dat werknemers ook weer eerder aan de slag kunnen.’

‘Door systemen te koppelen, worden personeelszaken onderdeel van de strategie en de operatie van de onderneming’


#4 Ontdek nieuwe besparingen – spot trends en kansen in je eigen data!

Als het datahuis eenmaal staat, kun je je organisatie meer datagedreven maken. Daarmee wordt de data die je als ondernemer bezit je bron voor nieuwe ondernemerskansen: om optimaler en veel efficiënter te werken. Terpstra geeft een voorbeeld: ‘Neem een supermarktondernemer. Wat nu, als software uit jouw data kan halen dat je favoriete werknemer een grotere kans heeft om te vertrekken naar een andere werkgever – omdat hij bijvoorbeeld ver van zijn werk woont en de reistijd beu is? Dan kun je ingrijpen voordat hij of zij daadwerkelijk weggaat.’ Software kan op basis van jouw data trends signaleren over werknemers die ver van hun werk afwonen. Misschien blijkt daaruit dat werknemers die 50 kilometer van hun werk afwonen gemiddeld na drie jaar ontslag nemen. Belangrijk is dat je je als werkgever realiseert: hoe kan ik deze werknemer alsnog aan mij binden, vraagt Terpstra zich af.

Datagedreven ondernemingen zijn beter in staat de toekomst te voorspellen met de data die ze hebben. Volgens Terpstra kunnen de meeste ondernemers daar eenvoudig mee beginnen door hun eigen personeelsdata eens te laten benchmarken. ‘Uit zo’n benchmark komen vaak zeer bruikbare praktische besparingskansen voort,’ is zijn ervaring.


#5 Koppel al je apparaten – win data uit elk bedrijfsproces!

Door de opkomst van het internet of things (IoT) ontstaan er steeds meer kansen om personeels- en gebruikersdata te winnen uit al je apparaten en installaties. Terpstra geeft een voorbeeld: ‘In diverse organisaties leggen medewerkers via een tijdsregistratiesysteem hun werkuren vast. Steeds meer kloksystemen zijn te koppelen aan het personeelsadministratiesysteem. Als je veel met flexkrachten werkt, of met mensen die onregelmatige tijden werken en voor wie je overuren betaalt, dan betaalt dat zich uit in een veel zorgvuldiger registratie.’ Ook transportbedrijven kunnen hun rittenregistraties met slimme apparaten in hun vrachtwagens bijhouden en die stroom van data verwerken in hun loonadministratiesysteem. Dat leidt tot de juiste loonuitbetaling en veel minder fraude.



  • Systemen koppelen wordt steeds eenvoudiger en goedkoper en levert direct iets op.
  • Digitalisering levert altijd tijdsbesparing op. Besteed die uren aan nuttiger werk.
  • Iedere ondernemer kan direct een inventarisatie van de digitaliseringsmogelijkheden laten uitvoeren. Ontdek wat dat nu al kan opleveren.




  • Neem je P&O’er mee in de voordelen van het digitaliseringsproces. Wees betrokken bij de verandering van administrateur naar strategisch betrokkene.
  • Train je medewerkers in het registreren van hun personeelsdata. Betrouwbare data is cruciaal.
  • Blijf als ondernemer zelf betrokken bij de digitale transformatie. Digitaliseren is een strategische keuze.

Meer weten over Digitale Transformatie?
Kijk dan op bdo.nl/digitaletransformatie

Liever doorpraten?
Neem dan contact op met
niels.terpstra@bdo.nl