DIGITALE TRANSFORMATIE VOLGENS

LOONHEFFINGSSPECIALIST MARC RIKERS

‘Blijf de fiscus voor,

wees fiscaal in controle’

De opkomst van digitaal werken, maakt ook de Belastingdienst steeds efficiënter. De inspectie voert controles gerichter uit en legt gemakkelijker boetes en naheffingen op. Loonheffingenspecialist Marc Rikers van BDO weet hoe je als ondernemer dat risico indamt.

Wat heeft de digitale transformatie van organisaties met fiscale risico’s te maken?

‘Heel veel! Ook de Belastingdienst digitaliseert immers – niet alleen in de registratie van belastinggegevens en inning van belastingen, maar ook bij de uitvoering van controles. Vooral bij de geautomatiseerde controles van de loonheffingen lopen ondernemers grote risico’s. Voor de gemiddelde belastingcontrole gaan de controleurs niet dagenlang bij je op bezoek. Dat gaat veel sneller, dankzij de inzet van digitale middelen. Dan helpt het als je daar een degelijk en goed ingericht digitaal administratiesysteem tegenover zet.’


Hoe gaat zo’n controle in zijn werk?

‘Tegenwoordig vragen de inspecteurs een kopie van de digitale financiële administratie – en de salarisadministratie – op. Ze willen de zogenaamde audit files. Daarop past de Belastingdienst een statistische digitale steekproef toe. Ze nemen een steekproef van posten. Ontdekken ze een fout, dan berekenen ze eveneens de foutkans middels een statistische meting. Omdat dat statistische boekencontroles zijn, worden de fouten die uit die steekproef naar boven komen naar de hele organisatie geëxtrapoleerd. Daarbij gaat de Belastingdienst ervan uit dat in de steekproef ontdekte fouten vaker moeten zijn gemaakt. Een factuur van 20 euro voor een bos bloemen die niet voor de werkkostenregeling is meegerekend, kan zo op de hele financiële administratie worden toegepast. Zo kan één verkeerd geboekt boeketje bloemen leiden tot een naheffingsaanslag van tienduizenden euro’s.’

‘Eén verkeerd geboekt bosje bloemen kan leiden tot een naheffingsaanslag van tienduizenden euro’s’

Marc Rikers is loonheffingsspecialist voor BDO. Rikers is lid van de adviesgroep loon- en premieheffing en adviseert mkb-ondernemers en organisaties over fiscale kwesties.

Hoeveel invloed heb je daar als ondernemer op?

‘Minder dan vroeger. Voorheen keken inspecteurs niet alleen naar de juistheid van de cijfers, maar wogen ze ook een algeheel oordeel van de betrouwbaarheid van de persoon van de ondernemer mee. Tegenwoordig speelt dat laatste minder een rol. De Belastingdienst kijkt bij een statistische steekproef puur naar de objectieve cijfers en processen en minder naar de subjectieve situatie van de ondernemer. Dus alles wat je verkeerd doet, zal als gevolg van de statistische steekproef leiden tot een grotere naheffing dan de fout alleen voor het gevoel van de ondernemer rechtvaardigt. In de praktijk zijn veel ondernemers daarover verontwaardigd. Want de intentie mag dan zijn om het goed te doen, die intentie speelt in het proces een minder belangrijke rol. Wat ondernemers wel kunnen doen, is hun financiële en salarisadministratie op orde brengen.’

‘Je goede intenties wegen bij de inspectie en naheffingen minder mee dan vroeger’


Door te digitaliseren?

‘Inderdaad. Zorg voor een actueel softwarepakket, koppel je bestanden en gebruik zelf data-analysetools voor de controle van je administratie. Maar het belangrijkst is dat je de kans op menselijke fouten met digitalisering moet zien te elimineren. Dat is namelijk wat de Belastingdienst ook doet. Voor de werkkostenregeling en loonheffingen in algemene zin geldt: hoe beter het lukt onderling afspraken te maken en mensen te scholen, des te beter lukt het de kans op menselijke fouten te elimineren.’


Hoe elimineer je menselijke missers in de praktijk?

‘Naast een aan de actuele eisen aangepast softwarepakket voor de financiële en salarisadministratie moet je zorgen voor goede informatievoorziening en training van de mensen die met dat pakket werken. Dat kun je gericht doen door werkstromen en communicatiestromen in de organisatie in kaart te brengen en door daarop zelf vooraf te toetsen. Hebben je medewerkers de juiste tools om hun werk te doen? Kunnen we de registratie van personeelsuitgaven in het kader van de werkkostenregeling meer automatiseren en digitaliseren? Zo bouw je een tax control framework en krijg je meer grip op je belastingrisico’s. Dan nog blijft het overigens zaak om alert te blijven. Want hoe meer keuzemogelijkheden je hebt bij het invoeren van gegevens in je financiële administratie, des te groter de kans is dat iets niet helemaal goed ingevuld is. Daarop moet je blijven toetsen.’


Waar moet zo’n softwarepakket aan voldoen?

‘In de ideale wereld zou zo’n pakket een factuur, boeking of loonjournaalpost moeten herkennen en direct classificeren voor de werkkostenregeling. Dus als de factuur in kwestie de kosten van een fitnessabonnement betreft, moet die conform de vooraf gemaakte keuzes bijvoorbeeld meteen voor de vrije ruimte worden geclassificeerd. Nu zijn daar vaak nog een handmatige beoordeling en codering voor nodig, om te zorgen dat de factuur aan de administratie verplichtingen van de werkkostenregeling voldoet. Daarmee kun je bij een belastingcontrole door de mand vallen. Dus is het zaak dat proces te automatiseren en te digitaliseren.’


Hoe kunnen ondernemers dat registratieproces meer automatiseren en digitaliseren?

‘Een voorbeeld: door kosten te declareren via een app of online-portal kan de stroom aan papieren kostendeclaraties teruggedrongen worden. Zaak is wel dat de werknemer weet welke kosten hij kan declareren, dat het systeem eenduidig is en dat er mogelijkheden zijn om de gedeclareerde uitgaven te beoordelen op zakelijkheid en te coderen voor de werkkostenregeling. Daarbij dient voorkomen te worden dat de medewerker "overige kosten" kan declareren of kosten dubbel worden gedeclareerd. Beide situaties vragen dan nog steeds een handmatige beoordeling van de gedeclareerde kosten.'


Mensen blijven verantwoordelijk voor de mutaties in de data. Is de mens niet in elk systeem de zwakke plek?

‘In de praktijk gaan alle eenvoudige aanpassingen van de data – bijvoorbeeld een salarisverhoging – in de regel probleemloos. Maar waar de administrateur ook een waarde moet geven aan de data, bijvoorbeeld door een factuur niet alleen in te voeren, maar ook te coderen voor de werkkostenregeling en toe te wijzen aan een bepaalde grootboekrekening, kan het misgaan. Als ondernemer moet je daarom vaak controleren of de output van je administratie wel klopt. Dat is cruciaal: dat je er aan de achterkant van je administratie op kunt vertrouwen dat de gegevens kloppen. Daarom is een actueel pakket alléén niet genoeg. Ook als je bijvoorbeeld technisch je hele personeelsadministratie hebt gekoppeld aan digitale personeelsdossiers, salarisadministratie, het pensioenfonds, het UWV, dan nog moet die informatie-uitwisseling kloppen. Ik heb meegemaakt dat instellingen in het salarispakket bij een onderneming niet goed stonden ingevuld. Er stond een vinkje aan dat uit had moeten staan in de salarisadministratie, met als gevolg een niet kloppende pensioenaangifte. Een menselijke fout inderdaad; hoe meer menselijke keuzes er gemaakt kunnen worden, des te groter de kans op fouten.’


Hoe kun je de risico’s op menselijke fouten nog meer indammen?

‘Door de snelheid van registratie te vergroten: facturen en bonnetjes niet laten liggen maar direct boeken en kort daarop controleren. Als je maanden later nog dertig grootboekrekeningen moet uitpluizen om te controleren of alle personeelsuitgaven juist zijn gecategoriseerd voor de werkkostenregeling, dan is dat lastig. Want wie weet na een halfjaar nog waar een bepaalde factuur voor bedoeld was? Van het bonnetje kun je het vaak genoeg niet aflezen. Neem een declaratie van een maaltijd. Zakelijke lunches betreffen volledig zakelijke kosten. Als een werknemer in kwestie een halfjaar na dato aan zijn collega van de financiële administratie moet uitleggen waar die lunch ook weer voor was, dan ben je te laat. Werk daarom toe naar accurate en actuele informatie-uitwisseling en verwerking van de aangeleverde informatie in je systemen.’


  • Digitalisering van je personeelsadministratie en personeelsuitgaven voorkomt belastingnaheffingen en boetes.
  • Steeds meer digitale tools kunnen dienen als controlemechanismen voor de fiscale data die een organisatie registreert. Betrouwbaardere input en controle van de output betekenen minder risico’s.
  • Gebruiksvriendelijke software helpt administrateurs en medewerkers met het juist categoriseren van kosten voor de werkkostenregeling.


  • Ook digitale administratie vergt voorlopig menselijke controle; de factor ‘mens’ blijft leidend.
  • Investeer in training en opleiding. Digitale administratie vraagt van je medewerkers meer fiscale kennis en kennis van de software die in gebruik is.
  • Houd rekening met controles. De Belastingdienst krijgt door automatisering steeds meer middelen om grootschalig te controleren.

Meer weten over
Digitale transformatie
en uw medewerkers?

Lees boeiende cases en verhalen
van onze HR-specialisten in deze special


image

Deel deze pagina via