Tandartspraktijk Zuidoost van Peter Koelewijn mag zichzelf praktijk van het jaar 2017 noemen. Koelewijn won die prijs vanwege zijn missie om een succesvolle onderneming neer te zetten in krachtwijk Bijlmermeer. De dienstverlening is op die doelgroep afgestemd: persoonlijk en laagdrempelig, want in dit werk draait alles om de mens. Terugkerend administratief werk zoals het inroosteren van de zestig medewerkers daarentegen doet Koelewijn met plezier digitaal.

Tot voor kort had Koelewijn voor die klus een medewerker vrijgesteld. Nu is dat niet meer nodig, vertelt hij. Die verandering begon een jaar geleden toen Koelewijn in contact kwam met softwareontwikkelaar DentalRules die het bedrijf hielp met de digitale verwerking met voor tandartsenpraktijken specifieke regelgeving. Koelewijn: ‘Na dat traject vroegen ze ons of ze bij ons mochten experimenteren met nieuwe tools voor personeelsmanagement voor tandartspraktijken. We zijn daarop samen gaan brainstormen en hebben leuke applicaties bedacht voor een online rooster, waarin onze mensen zelf kunnen aangeven wanneer ze wel en niet kunnen werken. De ingeplande uren zijn gekoppeld met de loonadministratie.’


Iedereen in deeltijd

Een derde van de medewerkers van Tandartspraktijk Zuidoost heeft een aanstelling voor vijf dagen; de meerderheid draait minder uren. Van die laatste groep zijn er veel flexibele krachten en medewerkers met een nulurencontract. Omdat de beide vestigingen van Tandartspraktijk Zuidoost wekelijks 60 uur open zijn, werkt al Koelewijns personeel in deeltijd. Het rooster stond dan ook jarenlang in een ingewikkeld zelf opgebouwd spreadsheetbestand, vertelt Koelewijn. ‘In dat bestand vond iedereen de roosters voor onze tien behandelkamers, met de opgesomde uren die we te verdelen hadden. Elke week vulde één medewerker dat bestand handmatig in, wat veel belletjes en sms’jes en herinneringen aan onze mensen vergde. Dat kostte de planner een volle dag per week.’ Nu de praktijk voor het inroosteren een eigen tool heeft, realiseert Koelewijn een besparing op die tijd. ‘En op de bijbehorende kosten,’ onderstreept hij. ‘Nu alle medewerkers hun rooster zelf online inplannen, bespaart me dat maandelijks zo’n 600 euro. Met een korting vanwege de pilot betaal ik voor de software maar zo’n 80 euro abonnementskosten.’

‘Nu alle medewerkers hun rooster zelf online inplannen, bespaart me dat maandelijks zo’n 600 euro. De software? Die kost slechts 8 tientjes’

Peter Koelewijn, eigenaar Tandartspraktijk Zuidoost

Inmiddels zoekt Koelewijn meer slimme tools op personeelsgebied. Zijn eerstvolgende project is het automatiseren van het papierwerk rond de jaarlijkse beoordelingsgesprekken. ‘Ik experimenteer nu met de tool Peddy.nl, die onderlinge feedback mogelijk maakt. Zo moet het uitwerken van gespreksverslagen, wat altijd veel tijd kostte, overbodig worden. We besparen daarmee op de uren die nodig waren voor de voorbereiding, de gesprekken, het schrijven van de samenvatting, en de verwerking ervan in onze personeelsadministratie. De personeelsdossiers worden via de applicatie automatisch bijgehouden.’


De organisatie stroomlijnen

Koelewijn voert dit automatiseringstraject uit als onderdeel van een vermageringsoperatie van zijn onderneming: hij wil de personeelsmanagementlaag uit zijn organisatie snijden. ‘Personeelszaken is in onze branche vanouds een voornamelijk administratieve taak. De uitvoering ervan vraagt om mensen die secuur kunnen invullen, die het overzicht over de cijfers bewaren, en die geen nulletje over het hoofd zien. Tegelijk zijn mensen die in personeelszaken carrière maken, sterk op de mens gericht. Mensen die die beide capaciteiten combineren, zijn zeldzaam. Dus waarom zou je dat taakgerichte stuk niet maximaal automatiseren?’



Meer weten over
Digitale transformatie
en uw medewerkers?

Lees boeiende cases en verhalen
van onze HR-specialisten in deze special


image

Deel deze pagina via