‘We missen
de software-
leveranciers
aan tafel’

Freek Wegerif en Henk Soutendijk, Erasmus MC

Manager Audit Freek Wegerif en Sr. Auditor Henk Soutendijk hebben zich de afgelopen jaren bij het Erasmus MC toegelegd op de implementatie van horizontaal toezicht. Een intensief proces, dat nog niet klaar is. ‘Ons retourpercentage is omlaag van zestien naar minder dan 2 procent.’

Freek Wegerif: “Eigenlijk zijn we al veel langer met horizontaal toezicht bezig dan de afgelopen anderhalf jaar. Al in 2015 begonnen we aan het project ‘Verantwoord declareren’. Toen hebben we gewerkt aan de gewenste en eenduidige administratieve processen, inrichting van taken en verantwoordelijkheden, de three lines of defence en natuurlijk het bewustzijn bij iedereen in het ziekenhuis van het belang van correct registreren. Dat was de aanloop om de verschuiving te gaan maken van controles achteraf naar procesmatige controles ‘aan de voorkant’. Hiermee hebben we de basis gelegd voor de invoering van HT. Er wordt momenteel door de behandelaars in dit ziekenhuis aanmerkelijk beter geregistreerd dan een paar jaar geleden. Dat kan altijd beter, maar we hebben hierin belangrijke stappen gezet.”


Henk Soutendijk: “Het feit dat we vorig jaar zomer met het hele ziekenhuis zijn overgestapt op een nieuw Elektronisch Patiënten Dossier – HiX van Chipsoft – heeft geholpen. HiX legt veel meer dan z’n voorganger de nadruk op volledige registratie bij de bron, first time right. Het heeft een ingebouwde controlefunctie waarmee het alarmeert als die registratie niet goed of volledig plaatsvindt.

Helaas kunnen we de controls die nodig zijn vanuit de afspraken die we hebben gemaakt in het kader van horizontaal toezicht, nog niet volledig aan HiX overlaten. Dat moet over enkele jaren wel mogelijk zijn, maar tot die tijd hebben we met een andere applicatie een schil gebouwd rond HiX, die aanvullende controles op rechtmatigheid, juistheid en volledigheid uitvoert.”


FW: “We werken eraan om die application controls in het EPD in te bouwen, in samenwerking met Chipsoft. De uitdaging daarbij is om vanuit een gezamenlijk belang de juiste stappen te maken in de productontwikkeling.”

HS: “Sowieso is dat volgens mij een missing link in de landelijke projectgroep Horizontaal Toezicht. Je ziet dat we daar als ziekenhuizen nu perfect samenwerken met de zorgverzekeraars en de accountants. Maar de softwareleveranciers missen aan die tafel. En bij de doorontwikkeling naar oplossingen die voor iedereen moeten werken, is dat een gemis.

'Er wordt hier aanmerkelijk beter geregistreerd dan een paar jaar geleden'

FREEK WEGERIF

Retourpercentage

FW: “Formeel zijn we met het ziekenhuis bijna over op horizontaal toezicht. Voor het boekjaar 2017 passen wij de stimuleringsregeling toe, die je mag gebruiken in de overgang van het oude naar het HT-regime. 2018 moet het eerste jaar worden dat we volledig onder horizontaal toezicht afsluiten. Dat we daar klaar voor zijn, blijkt bijvoorbeeld uit het feit dat we het retourpercentage (van declaraties die door de zorgverzekeraar worden afgekeurd) de afgelopen jaren hebben teruggebracht van zestien naar minder dan twee procent.”

HS: “Toch is er heus nog van alles aan te merken op het proces, dus we blijven optimaliseren. Zo hebben we ons de afgelopen tijd verdiept in process mining tools, waarmee je intern de betrouwbaarheid van je processen geautomatiseerd kunt analyseren. En er is gebleken dat die wel degelijk toegevoegde waarde hebben. Dus daar gaan we nog dit jaar mee aan de slag. Niet alleen ten behoeve van HT overigens, maar audit-breed.

Daarnaast moeten we blijven ontwikkelen om de permanente vernieuwingen in het ziekenhuis in de HT-systematiek onder te brengen. E-health bijvoorbeeld. Dat zat voor 2017 nog niet in het framework. Dan krijg je met vragen te maken als: ‘een arts heeft een screen-to-screen afspraak met een patiënt. Hoe weet hij of zij zeker dat die patiënt de juiste is?’ Of: ‘hoeveel van dergelijke afspraken kan een arts op een dag hebben?’

'Dit gaat enorm veel opleveren. Let op mijn woorden’

HENK SOUTENDIJK

Prachtig proces

FW: “Een belangrijke les in dit proces is dat je zoiets gezamenlijk moet oppakken om het voor elkaar te krijgen. Vanaf het begin moet je aandacht hebben voor het eigenaarschap van het control framework. Dat betekent vanaf het begin de juiste mensen op de juiste wijze betrekken om hen eigenaar te laten zijn voor hun aandeel in het proces, zoals bijvoorbeeld de IT-afdeling die verantwoordelijk is voor een aantal belangrijke maatregelen. Daarnaast ligt een belangrijk deel van het eigenaarschap bij de zorgadministratie. Vanuit de afdeling audit hebben wij vooral kennis en expertise ingebracht over control frameworks, procesbeheersing en risicomanagement. Die rolverdeling is belangrijk en het is van groot belang om die te handhaven.”

HS: “Welbeschouwd is dit een prachtig proces. We krijgen echt zicht op de knelpunten in het registratieproces en durven die nu open met onze representerende zorgverzekeraar te bespreken. Dat vertrouwen is nieuw en het gaat enorm veel opleveren. Let op mijn woorden.”

DOSSIER als
printmagazine ontvangen?