Kansen en valkuilen voor de werkgever in het buitenland

Niels Terpstra

Senior Manager Personeels- & Salarisadministratie BDO

Wie aan ondernemen over de grens denkt, denkt misschien niet in eerste instantie aan de personele consequenties. Toch is een arbeidsovereenkomst aangaan met medewerkers uit het land van vestiging bepaald geen invuloefening. Zoals op veel andere gebieden geldt: elk land heeft zijn eigen regels.

Zoveel landen, zoveel regels

De ondernemer die de grens over gaat, moet zich op veel juridische en fiscale consequenties voorbereiden. Welke vestigingsvorm kiest u, lokale entiteit of vaste inrichting? Wat betekent de fiscale wet- en regelgeving in het land van vestiging voor uw business? Waar en hoe betaalt u belasting en hoe documenteert u bijvoorbeeld transfer pricing?

De verschillen in regelgeving en handhaving per land zijn groot. Dat geldt ook op het gebied van arbeid. Als u medewerkers uit het land van vestiging in dienst neemt, bent u op z’n minst deels gebonden aan de wet- en regelgeving die in dat land geldt. Opvallend genoeg zijn er zelfs landen waar die regelgeving per regio verschilt.


Voorkomen is beter dan...

Grofweg gaat het om vijf thema’s die van belang zijn: payroll, HR, arbeidsrecht, fiscaliteit en pensioenkwesties. Op elk van die thema’s is lokale kennis van zaken onontbeerlijk. Een arbeidscontract opstellen met bijvoorbeeld een Duitse, Belgische of Spaanse werknemer is geen kwestie van even googelen naar een voorbeeldcontract. Nog los van de taalbarrière is zo’n arbeidsovereenkomst in de meeste gevallen maatwerk.

Zelfs als het om een tijdelijk project in het buitenland gaat - seizoensarbeid bijvoorbeeld - is de werkgever gebonden aan de vaak complexe fiscale en arbeidswetgeving en ingewikkelde procedures voor het aanvragen van vergunningen. En het vervelende is: boetes voor het ondeugdelijk inzetten van lokale arbeidskrachten zijn zo gegeven. Met andere woorden, het is zaak de arbeidszaken voor elkaar te hebben om onaangename verrassingen te voorkomen.

‘Een arbeidscontract opstellen met bijvoorbeeld een Duitse, Belgische of Spaanse werknemer is geen kwestie van even googelen naar een voorbeeldcontract.’

Integrale aanpak

Vaak wordt gedacht: we huren een lokaal administratiekantoor in dat de payrollactiviteiten uitvoert, dan is dat geregeld. Maar het conform de wet betalen van medewerkers (inclusief loonheffingen en premies) is één kant van de zaak, dat goed verwerken in uw administratie is een andere kwestie. Bovendien kan een administratiekantoor pas aan de slag als er een arbeidscontract is. Voor u het weet heeft u een dagtaak aan het afstemmen en coördineren van het werk van arbeidsjuristen, fiscalisten, payrollverwerkers en pensioendeskundigen. Nog los van het feit dat dit niet is wat u wilt doen in het buitenland - want dat is toch vooral ondernemen - zal dit op den duur irritatie opleveren en uiteindelijk veel tijd en geld kosten.


One stop shopping

Klanten vertellen me geregeld dat ze het prettig vinden dat ze bij ons terecht kunnen voor alle kwesties rondom internationale tewerkstelling. Vooral het goed in samenhang behandelen van fiscale, juridische en arbeidsrechtelijke aspecten brengt hen voordeel. Bovendien is het fijn te weten dat BDO in 160 landen vestigingen heeft. Of u nu één, tien of twintig buitenlandse werknemers in dienst heeft, in één, tien of twintig landen, onze buitenlandse specialisten helpen u de personele zaken optimaal te regelen. Native speakers die dankzij de korte lijnen direct in te zetten zijn voor specifieke situaties en ambities in het buitenland. En in ons global portal kunnen alle processen en verplichtingen rondom de wereldwijde salaris- en financiële administratie gecoördineerd en opgevolgd worden: met één druk op de knop weet de klant of aan alle verplichtingen is voldaan.

Kennis van (arbeids)zaken

Ondernemers tonen de laatste jaren steeds meer lef. Drempels om de grens over te gaan worden amper nog ervaren. Dat is een prachtige ontwikkeling, het tekent de Nederlandse ondernemersmentaliteit. Maar met alleen lef kom je er niet. Er is ook gedetailleerde kennis van zaken nodig zodat juridische, fiscale en arbeidsrechtelijke kwesties vooraf goed geregeld kunnen worden. Natuurlijk, onze dienstverlening kost geld. Maar ik durf te beweren dat een goed advies vooraf en het goed organiseren van deze aspecten rondom uw kernactiviteit, veel onnodige kosten (en ergernis) voorkomt.


Meer weten over dit onderwerp? Kijk hier: www.bdo.nl/hrservices

Naast personele aangelegenheden zijn er ook fiscale aspecten om rekening mee te houden indien u internationaal gaat ondernemen. In ons Dossier Fiscaal leest u hier alles over. Zodat u goed voorbereid de grens over gaat: bdo.nl/dossierfiscaal