In tien stappen de grens over

Marjolein Boer, Senior Manager BDO International Tax Services

Roos Voerman, Consultant BDO International Tax Services

Wie ‘iets’ in het buitenland of met buitenlanders gaat doen, moet een groot aantal zaken regelen, organiseren, coördineren, afstemmen en vastleggen. Marjolein Boer, Senior Manager International Tax Services BDO, en Roos Voerman, Consultant International Tax Services BDO, vatten de tien belangrijkste fiscale beslispunten in een stappenplan samen.

Roos Voerman: ‘Vaste inrichting of rechtspersoon? Fiscaal zou er in beginsel binnen Europa geen duidelijk verschil meer moeten zijn. Het oprichten van een rechtspersoon leidt tot notaris- en advieskosten. Als u eerst de markt wil verkennen, is het wellicht raadzaam om met een vaste inrichting te beginnen.’

Roos Voerman: ‘Het is ook mogelijk om eerst een medewerker in het buitenland te hebben die namens uw firma handelingsbevoegd is. Dan geldt deze vertegenwoordiging vaak als een vaste inrichting.’

Roos Voerman: ‘Van belang is om in een vroeg stadium te weten hoe u de buitenlandse onderneming gaat financieren (met vreemd of eigen vermogen), of er vrijstellingen van toepassing zijn en hoe u dubbele belastingheffing voorkomt.’

‘Als u over één of meerdere internationale vestigingen beschikt, bent u verplicht de onderlinge prijsbepaling voor transacties zakelijk te houden (= alsof het transacties met derden zijn) en te onderbouwen.’

Roos Voerman: ‘Ook hierin zijn de verschillen per land groot. Is het opstellen van een jaarrekening verplicht, hoe (vaak) moeten aangiften gedaan worden, welke administratieve verplichtingen zijn er? BDO Global Outsourcing kan dit in kaart brengen.’

Marjolein Boer: ‘Als u met Nederlanders in het buitenland werkt, bepaal dan of het een tijdelijke detachering of een lokale tewerkstelling betreft. Bepaal waar het inkomen belast is en waar de medewerker sociaal verzekerd is. Hierbij is van belang om allereerst te beoordelen waar de medewerker fiscaal inwoner is.’

Werknemers van buiten de EU die in Nederland komen werken, hebben een verblijfs- en werkvergunning nodig. Marjolein Boer: ‘Ook dan moet worden bepaald van welk land de medewerker ‘fiscaal inwoner’ is. Er is een mooie regeling voor expats: 30% van het fiscaal loon mag netto worden uitgekeerd, mits aan bepaalde voorwaarden is voldaan en de expat een burgerservicenummer heeft (aan te vragen bij de gemeentelijke basisadministratie).’

‘Er is een EU-verordening die bepaalt welk land de premies mag heffen bij tewerkstellingen binnen de EU. Ook voor tewerkstellingen buiten de EU zijn er regelingen, welke bijvoorbeeld zijn vastgelegd in bilaterale sociaal zekerheidsverdragen. Dit moet per situatie bekeken worden.’

Marjolein Boer: ‘Het opmaken van het arbeidscontract loopt parallel aan bovenstaande actiepunten. In het contract staan alle belangrijke afspraken: loon, werklocatie, arbeidsvoorwaarden en eventuele aanvullende voorwaarden vanwege de grensoverschrijdende arbeid.’

Als de loonheffing en premies in het buitenland plaatsvinden moet daar een payroll opgezet worden. Marjolein Boer: ‘Dat kan ook een split payroll zijn, als iemand voor zijn werkdagen in het buitenland daar belasting betaalt en voor die in Nederland hier. Datzelfde kan ook gelden voor buitenlandse medewerkers die in Nederland werken. Het onderstreept nogmaals dat een integrale benadering van deze stappen het beste resultaat oplevert. Alle aspecten hangen in meer of mindere mate met elkaar samen.’

Naast personele aangelegenheden zijn er ook fiscale aspecten om rekening mee te houden indien u internationaal gaat ondernemen. In ons Dossier Fiscaal leest u hier alles over. Zodat u goed voorbereid de grens over gaat: bdo.nl/dossierfiscaal