Digitale transformatie van bedrijven betekent een revolutie in Finance. De rol van de CFO en zijn afdeling verandert ingrijpend: die schuift naar de voorhoede, naar strategievorming en beleid. Transformatie-expert Marco Schilder, gespecialiseerd in Finance, schetst de veranderingen en kijkt vooruit.

Digitalisering grijpt in alle geledingen van het bedrijfsleven in snel tempo om zich heen. Maar op weinig afdelingen is die zo ingrijpend als in Finance. De klassieke taak van de CFO en zijn afdeling - het op de juiste wijze vastleggen, beheren en rapporteren van financiële data – verandert in snel tempo. Als beheerder van een goudmijn aan data speelt Finance een sleutelrol in het voorspellen van ontwikkelingen, cruciaal voor het nemen van grote strategische beslissingen. Van budgettering naar forecasting, van boekhouder naar businesspartner. Dat dwingt tot digitale keuzes. Maar waar kies je dan voor, gegeven het enorme aanbod van algoritmisering, ro¬botisering, AI, Big Data, data-analyse en machine learning? En hoe krijg je de Finance-medewerkers mee? Deze en andere vragen leggen we voor aan Marco Schilder van BDO, specialist in financiële functie-advisering, die dagelijks CFO’s en hun afdelingen begeleidt richting het digitale tijdperk.

Wat betekent digitale transformatie voor de CFO en de Finance-functie?

Marco Schilder: ‘Finance ziet zijn omgeving steeds sneller verande¬ren. Businessmodellen komen en gaan. Organisaties doen dan ook een steeds zwaarder beroep op hun Finance-afdeling: help ons de risico’s in te schatten en de impact van de keuze voor een bepaalde strategische koers te analyseren. Daar liggen dus prachtige kansen voor Finance om de eigen rol te verrijken. Digitale transformatie helpt ook om financiële processen efficiënter en robuuster in te richten, waardoor er voor Finance meer tijd vrijkomt om de collega’s in de business en andere stafdiensten te adviseren. Bovendien kun je via continuous control dashboards de interne processen continu monitoren, en daardoor beter beheersen.’

Marco Schilder is partner bij BDO CFO Services. Hij is gespecialiseerd in advisering van financiële functies en begeleidt CFO’s met digital finance transformatie. Hij werkte eerder voor onder meer Arthur Andersen en EY als accountant en management consultant.

Wat betekent dat voor de positie van Finance in de boardroom?

‘Die gaan van het rapporteren en analyseren van cijfers uit het verleden naar het forecasten van de toekomst. Dus van het leveren van verantwoordingsinformatie achteraf naar stuurinformatie vooraf, waarmee je de business voorziet van relevante inzichten die cruciaal zijn voor de besluitvorming. Zoals: zet de business in op de juiste product-marktcombinaties? Zijn er betere investeringskansen? Waar verdienen we nu ons geld en hoe verandert dat mogelijk? Met software voor performance- en portfoliomanagement wordt het ook eenvoudiger deze sturingsinformatie te genereren en goed te vi¬sualiseren via dashboards. Zo kan Finance veel beter de interne klant adviseren.’

Hoe werkt dat in de praktijk? Bijvoorbeeld in de bouw, waar men vaak achteraf flink moet afschrijven op projecten?

‘Bouwbedrijven zijn projectorganisaties die voor iedere klus een project samenstellen. Om financiële verrassingen achteraf te vermijden, is het slim om vanaf de start iemand van Finance in zo’n projectteam te hebben. Niet om de bonnetjes te controleren maar om continu met digitale middelen de vinger aan de pols te houden en de voortgang van het project steeds te relateren aan het budget. En er bijvoorbeeld voor te zorgen dat de uitvoerders op de werkplaats de activiteiten goed registreren op hun tablet, zodat je elke eventuele budgetafwijking direct ziet en zo nodig tijdig kunt bijsturen. Kortom, Finance moet meer integreren in de business.’

‘Digitaal transformeren
in Finance?

Doe het zo compliant als nodig

en zo efficiënt als mogelijk’

Marco Schilder

Leeft het onderwerp ‘digitale transformatie’ al voldoende bij CFO’s en hun afdelingen?

‘De laatste jaren gaat het steeds sneller. Tot drie jaar geleden dachten veel CFO’s dat het voor henzelf wel mee zou vallen met die impact van zaken als digitalisering, proces mining en robotisering. Nu realiseert iedere zichzelf serieus nemende CFO dat hij zich minimaal moet verdiepen in wat dit voor hem betekent. Dat merken we ook bij de bijeenkomsten voor CFO’s, control¬lers en andere Finance-professionals die we bij BDO geregeld organiseren. Op deze Finance Circles willen veel deelnemers precies weten wat er digitaal allemaal kan op hun vakgebied. En vooral: hoe ze daar zélf mee aan de slag zouden kunnen. Veel mensen zijn bang dat het onderwerp te groot en te complex is, en dat ze zich eraan zullen vertillen.’

Hoe kun je dat laatste voorkomen, dat ‘vertillen’?

‘Door klein te beginnen. Start met een workshop om te kijken wat de digitale strategie van Finance is of zou moeten zijn. Waar sta je nu en wat is “de stip op de horizon”? Vervol¬gens brengen we, bijvoorbeeld met proces mining, de processen in kaart die je het best als eerste zou kunnen digitaliseren – denk aan inkoop, facturering of rapportage. Door het proces van digitalisering op te knippen in kleine stappen kun je eerst proeven aan snelle, kleine successen van digitalisering, voordat je een omvangrijk transformatieproces ingaat.’

Wat is jullie leidraad bij het begeleiden van dat proces van digitale transformatie binnen Finance?

‘Doe het zo compliant als nodig en zo efficiënt als mogelijk. Dat is ons adagium. Vergis je niet, dat is een precair evenwicht. Door de toenemende wet- en regelgeving loop je het gevaar door te slaan in compliance, waardoor je inboet aan efficiency. Compliance is een ab¬solute vereiste, maar houd ook de balans met slagvaardigheid en efficiency.’

‘Het werk van Finance schuift op van uitvoering en

verslaglegging naar sturing

van de business’

Marco Schilder

Voor welke risico’s moet Finance beducht zijn tijdens de digitale transformatie?

Schilder: ‘Dat je niet verdrinkt in de enorme hoeveelheid data. Dat is het neveneffect van het verzamelen en analyseren van data: je moet het kaf van het koren scheiden. Daarom moet Finance collega’s aanhaken uit de business; die weten het best welke data relevant zijn en welke niet. Een andere valkuil is dat uit gemak oud-IT’ers zonder specifieke Finance-ervaring worden aangewezen om de kar te trekken, en dat de rest vanaf de zijlijn toekijkt en op de oude voet doorgaat. Dat leidt tot niets: de digitale trans¬formatie van Finance vraagt om een multidisciplinaire aanpak.’

Is de menselijke factor de grootste barrière voor een naadloze digitale transformatie?

‘Absoluut. Daarom moet je de werkvloer er zo vroeg mogelijk bij betrekken, ze laten meedenken en op tijd trainen. Dat wordt nog weleens onderschat. Hoe eerder je ze erbij betrekt, des te groter de kans op betrokkenheid en succes. Vergeet ook niet dat er in veel bestuurskamers én werkvloeren scepsis heerst over grote IT-projecten, omdat die in het verleden vaak niet hebben gebracht wat er was beloofd. En dus: eerst zien, dan geloven. Anders doen ze het af als de zoveelste hype en gaan de hakken in het zand.’

Zijn er nog andere belangrijke barrières?

‘Finance moet nauw kun¬nen samenwerken met de IT-afdeling. In de praktijk hoor je soms dat Finance graag grote digitale stappen wil zetten, maar dat IT behoudend reageert en het tegenhoudt. Ik hoorde laatst van een grote financieel dienstverlener dat de CFO vanwege nieuwe wet- en regelgeving een aantal aannames wilde laten doorrekenen. IT weigerde, “want dat zou te veel rekenkracht vergen van ons platform”. Toen zijn een paar Finance-medewerkers naar een computerzaak gegaan, hebben zelf een paar stevige computers en servers gekocht en zijn zelf aan de slag gegaan. Om zulke frictie te voorkomen, moet je bij een digitaal Fi¬nance-project als een ERP-implementatie niet de IT-afdeling of Finance in de lead zetten, maar een onafhankelijke verandermanager. Die kan IT en Finance met elkaar verbin¬den en zorgen voor een geïntegreerde aanpak. Dat is hier echt cruciaal!’

Hoe pak je dat aan? Waar moet je beginnen?

‘Wij gebruiken het “BDO-model voor Integrale Digitale Transformatie” (zie uitwer-king model en toelichting op blz. 39). Daarmee maak je inzichtelijk wat er bin¬nen een organisatie speelt, in interne processen die te maken hebben met de digitale transformatie. In onze visie wordt de digitale transformatie van een or¬ganisatie gevormd door drie dimensies. Dat zijn allereerst de vijf aspecten van digitale transformatie: de klanten, de medewerkers, Finance, IT en de propositie van diensten en producten. Ten tweede de mate van digitale ontwikkeling van deze vijf aspecten, om zo de balans en de samenhang te bewaken. En ten derde de start met het juiste executieniveau, dus wie wat gaat doen: begin met een strategie voor digitale transformatie vanuit het topmanagement, vervolgens de tactische vertaling door het middenkader, gevolgd door de operationele uitvoe¬ring en implementatie van systemen.’

Finance zet steeds vaker robotisering in om bepaalde taken binnen processen te automatiseren. Leidt dat tot minder menselijke fou¬ten, maar ook tot minder fte’s?

‘In principe wel want voor som¬mige taken, denk aan het klassieke boekhouden, heb je dan minder mensen nodig. Maar niet zelden wordt gekozen die vervolgens in te zetten in een an¬dere rol om de financiële functie hoogwaardiger te maken, zoals uitvoeren van analyses, controls en de business adviseren. Dat vergt doorgaans wel nieuwe competenties en een andere attitude, dus die medewerkers moeten dan vaak wel hard werken om zich dat eigen te maken: zowel qua technische vaardig-heden als qua soft skills. Digitalisering heeft absoluut vergaande impact op bepaalde rollen en functies (zie kader) binnen Finance; met als hoofdtrend dat het werk opschuift van uitvoerend werk gericht op verslaglegging naar sturing geven aan de business. En je hebt ze ertussen zitten, de volhardende administrateurs die de output van de robots blijven controleren en hun oude, vertrouwde Excel-sheets zo lang mogelijk in stand houden, maar de meeste werknemers maken die digitale omslag wanneer het goed gemanaged wordt uiteindelijk met succes.’

6 TIPS

BIJ DIGITAAL TRANSFORMEREN

Ga niet gelijk direct operationeel aan de slag; focus eerst op een digitale strategie.

Begin klein en zet vanaf daar steeds kleine, kortdurende stappen. Zo blijft het overzichtelijk, leer je snel en boek je snel succes.

Stel prioriteiten zodat je bij het verzamelen en analyseren van data niet verdrinkt in de enorme hoeveelheid gegevens.

Betrek zowel Finance als IT, maar stel een onafhankelijke verandermanager aan als projectleider.

Betrek de medewerkers op de werkvloer zo vroeg mogelijk bij de digitale transformatie; laat ze meedenken voor draagvlak en train ze goed en op tijd.

Trek de juiste talenten aan, passend bij de (nieuwe) digitale cultuur; dat gaat makkelijker als je digitaal future proof bent.

Lees meer inspirerende cases in onze special DE DIGITALE CFO

De CFO's van toonaangevende corporates als KPN, NS, Ordina, Randstad, en Wolters Kluwer vertellen hoe zij elk op hun eigen unieke manier succesvol transformeren. En u leest hoe u met de integrale aanpak van BDO de kansen van Digitale Finance Transformatie optimaal kunt benutten.

image

Meer weten over Digitale Transformatie?

Kijk dan op bdo.nl/digitaletransformatie

Liever doorpraten?

Neem dan contact op met

marco.schilder@bdo.nl