Door digitaal te transformeren, gaat de Finance-afdeling van NS haar collega’s in de business niet alleen achteraf voorzien van de juiste financiële cijfers, maar ook zorgen voor analyses en voorspellingen waar het hele bedrijf zijn voordeel mee kan doen.

Met de komende overstap naar S/4HANA 9 - het nieuwe ERP-systeem van SAP - en een bedrijfsbrede datamodellering en BI-platform wil NS begin volgend jaar realtime via dashboards stuurinformatie beschikbaar gaan stellen aan alle afdelingen. De spoorvervoerder koos niet voor één grote ‘big bang’ voor alle afdelingen, maar begint per 1 januari eerst binnen Finance. Dat moet bijdragen aan een consolidatie van systemen, meer eenduidige financiële rapportages en lagere kosten. Financieel directeur Hugo Mans en manager IT Geert van der Hoek lichten toe.


Hoe belangrijk is voortdurende digitalisering voor NS? controleur naar businesspartner

Van der Hoek: ‘Het wordt steeds belangrijker. We hebben moeite om de flinke groei van het aantal reizigers goed op te vangen, dus we moeten slimmere dingen bedenken. We moeten efficiënter zijn in onze bedrijfsvoering, de planning van onze treinen optimaliseren et cetera. Waarbij het treinkaartje wel betaalbaar moet blijven voor onze reizigers. Bij al die aspecten is digitalisering cruciaal.’

Mans: ‘Daarbij is het de kunst om de reiziger centraal te blijven stellen. Het verhogen van de klanttevredenheid is een van onze belangrijkste doelen. We weten bijvoorbeeld dat kunnen zitten tijdens de spits heel belangrijk is voor de reiziger. Dus hebben we onze Zitplaatszoeker gelanceerd, die in een volle trein aangeeft of er verderop nog plaatsen vrij zijn. We willen relaties met individuele reizigers aangaan zodat we ze, als we hun reisgedrag kennen, met pushberichten kunnen vertellen op welke tijd ze het best en het voordeligst kunnen reizen.’

Van der Hoek: ‘Dat kunnen we dan enigszins sturen, zodat reizigers meer kans hebben op een zitplaats.’


Hugo Mans (52) is accountant en financieel directeur bij NS, waar hij sinds 2002 diverse managementfuncties bekleedde. Daarvoor werkte hij voor PwC en Logica.

Geert van der Hoek (43) is bedrijfskundige en als manager IT bij NS verantwoordelijk voor Data & Analytics, CC Mobile & Digital Platforms en IT Backoffice (Finance, HR, Inkoop). Hij werkte eerder voor ORMIT en Kuehne + Nagel.

Wat betekent jullie inzet op digitale transformatie voor Finance?

Mans: ‘Vanouds was Finance binnen NS een wereld apart. Voor de andere collega’s was het soms lastig om de juiste financiële data te krijgen, c.q. goed te doorgronden. Daar wilden we helemaal vanaf; we willen juist heel toegankelijk zijn voor de andere afdelingen binnen NS. Temeer omdat we niet meer puur willen sturen op operationele KPI’s, zoals op tijd vertrekkende treinen, maar óók op financiële KPI’s. Het is aan Finance om al die operationele en financiële data inzichtelijk bij elkaar te brengen. Wij willen de lijn informatie bieden waar ze ook echt wat mee kúnnen.’


Kunt u daar een voorbeeld van geven?

Van der Hoek: ‘We hadden laatst een kortingsactie voor Kruidvat-klanten met goedkoop reizen in het weekend. Een enorm succes. Althans, in de ogen van de commercieel directeur. Uit onze data-analyse bleek echter dat al die extra kaartjes op zich wel extra omzet genereerden, maar tegelijk kannibaliseerden op onze gewone omzet. En dat overvolle treinen in het weekend door de andere reizigers niet erg werden gewaardeerd. Vanuit Finance boden we dus een genuanceerder, integraler beeld van de effecten van die actie.’

Mans: ‘We willen die commercieel directeur ook in staat stellen om zelf dingen uit te zoeken. Vroeger kreeg hij van Finance bij wijze van spreken alleen achteraf een maandelijks resultatenoverzicht. Nu bieden we hem een dashboard (IT-omgeving?) waar hij zelf kan checken wat bijvoorbeeld de omzet van zijn vijf grootste zakelijke klanten was in de afgelopen maand, en welke winstmarge zij opleverden. Vroeger moest hij dat aan een Finance-specialist vragen die dan in verschillende systemen op zoek ging naar het antwoord. Tijdrovend en duur.’


‘Wij willen de lijn

informatie bieden

waar ze ook echt
wat mee kúnnen’

Hugo Mans

Trekken Finance en IT binnen NS nu intensiever met elkaar op?

Van der Hoek: ‘Zeker, we spreken steeds meer elkaars taal. Er is een duidelijke parallel tussen IT en Finance. Vroeger hadden we allebei een houding van: u vraagt, wij draaien – wát de business ook van ons vroeg. Nu zijn we steeds kritischer. Als IT nu de vraag krijgt om iets te bouwen, vragen we eerst naar het waarom. Wat ze met die nieuwe IT willen gaan doen. Dan kunnen we veel zinvoller aan de slag, dat zorgt eerder voor toegevoegde waarde.’

Mans: ‘Ik kan niet meer tegen Geert zeggen: ik heb deze functionele wensen, bouw jij maar iets met jouw afdeling, ik hoop dat het lukt. Het is nu meer iteratief, waarbij ik moet snappen of ik IT een makkelijke of moeilijke vraag stel. Zo maak je samen een afweging en geef je elkaar rugdekking bij onverhoopte risico’s. Bovendien kunnen we vanuit Finance onze eigen processen alleen goed monitoren als we snappen hoe al die data door IT-systemen heen gaan.’

Van der Hoek: ‘Onze werelden gaan steeds meer in elkaar over. IT en Finance zijn geen afzonderlijke afdelingen meer, maar worden steeds meer onderdeel van de business. Finance zit steeds meer op bok.’


Dat betekent dat Finance-medewerkers ook nieuwe competenties moeten aanleren?

Mans: ‘Ja, daar gaat veel in veranderen. Onze mensen moeten multidisciplinair kunnen werken. We zetten ook letterlijk steeds vaker iemand van Finance in de businessteams. Niet om dure investeringen tegen te houden, maar om mee te werken aan het bereiken van de doelen van dat team. Voor zo’n rol hoef je niet per se een doorgewinterde boekhouder te zijn, maar moet je vooral beschikken over analytische vaardigheden. Over het vermogen om ontwikkelingen te kunnen voorspellen op basis van de financiële data.’


Ondertussen worden eenvoudige taken steeds meer weggeautomatiseerd?

Mans: ‘Ja. We hebben met robots al een aantal relatief simpele repetitieve werkzaamheden van onze Finance-mensen overgenomen. Die zijn daar erg blij mee; ze hebben nu meer tijd voor analyse en forecasting.


‘Uit onze analyse bleek dat die kortingsactie wel extra omzet bracht,

maar ook kannibaliseerde

én leidde tot overvolle treinen’

Geert van der Hoek

Ter lering: wat ging in het proces van digitalisering van jullie processen en organisatie tot nu toe minder goed?

Van der Hoek: ‘Zoals ieder veranderproces is ook dit best taai. We gaan richting zelfsturende teams, wat een heel andere manier van werken vergt. Dus we veranderen tegelijkertijd op zowel processen en IT-systemen als op organisatieniveau, waarbij veel medewerkers nieuwe competenties moeten aanleren. Dat is bij elkaar geen sinecure. Maar we zijn optimistisch over de kans van slagen, temeer omdat onze medewerkers erg loyaal zijn aan dit bedrijf, en aan onze reizigers. We steken er als management veel tijd en moeite in om zowel managers als medewerkers die digitale draai te laten maken. En we proberen daar zo transparant mogelijk over te zijn, want dan verlaag je de weerstand.’

Mans:Mans: ‘We maken tempo omdat we deze veranderingen als een gezamenlijke investering van alle teams zien. Iedereen in het team is belangrijk, en dat is hoe we snelheid maken terwijl we onderweg plezier hebben.'


NS

Sector: Personen– en goederenvervoer | Aantal medewerkers: Circa 22.000 | Waarvan in finance: 350 | Omzet 2018: € 5,9 miljard | Nettowinst 2018: € 116 miljoen

Lees meer inspirerende cases in onze special DE DIGITALE CFO

De CFO's van toonaangevende corporates als KPN, NS, Ordina, Randstad, en Wolters Kluwer vertellen hoe zij elk op hun eigen unieke manier succesvol transformeren. En u leest hoe u met de integrale aanpak van BDO de kansen van Digitale Finance Transformatie optimaal kunt benutten.

image